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株式会社システムエイド 個人情報保護方針

 株式会社システムエイド(以下、「会社」といいます。)は、医療情報システムの提供・アウトソーシング事業をはじめとした全経営活動を行う上で、個人の権利・利益を守り、また、お客様の信用を裏切らないためにも、個人情報に関して細心の注意をもって適切に保護することが当社の社会的責任(CSR)と考えます。よって、個人情報を適切に保護するため、次の方針を定め、体系的で全経営活動に統合された個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行し、維持し、及び継続的に改善していきます。

1.個人情報の取得、利用及び提供について

 個人情報を取得する場合、可能な限り個人情報の利用目的を特定したうえで実施いたします。また、個人情報を取得する場合には、その取得の方法により適切な方法によって利用目的などを明らかにいたします。
 個人情報を利用する場合、特定した利用目的の範囲において利用及び提供を行うものとし、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い(以下、“目的外利用”という。)を行うことはいたしません。また、弊社内規程にてそのための措置を講じます。
 ただし、法令に基づく場合など、本人の権利や利益、生命、身体を保護するために必要な場合には、本人による同意の有無に関わらず取得、利用及び提供を行うことがあります。

2.法令順守について

 保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムにおける取り組みを適宜見直し、改善していきます。

3.個人情報の漏えい、滅失又はき損などの防止及び是正について

 取得した個人情報について、漏えい、滅失又はき損などが生じることの無いよう情報システムなどの安全管理措置を実施することで防止するとともに、監査により不備を発見し継続的に是正をはかります。

4.苦情・相談への対応について

 本人からの苦情及び相談を受けつける窓口を常設し対応いたします。方針下部記載の窓口にお問い合わせ下さい。
 なお、苦情及び相談を受けつけた場合、適切かつ迅速に対応するとともに、対応に伴い取得した個人情報については、苦情及び相談に対応する以外の目的で利用及び提供はいたしません。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

 個人情報保護のためのマネジメントシステムを定め、代表者自らマネジメントシステムを見直すことによって継続的に是正及び予防の処置を実施いたします。
 また、上記に掲げた方針及びその他個人情報保護に必要な事項については、すべて手順を文書化し実践できるよう取り組みます。

 本方針は、役員及び従業員に配布して周知させるとともに、当社のホームページ(http://www.system-aid.co.jp)、会社案内などに掲載することにより、いつでもどなたでも入手可能な措置を取ります。

最終改訂日
制定日
2013年10月 1日
2006年 4月 1日

株式会社システムエイド
代表取締役社長  小 原 憲 夫

個人情報の取扱いに関する公表事項

「個人情報の保護に関する法律」及び「JIS Q 15001:2006」に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.利用目的の公表に関する事項

A. 開示対象個人情報の利用目的

 弊社における開示対象個人情報の利用目的は次のとおりです。

No.個人情報の類型利用目的
1営業管理に関する個人情報(1)お客様への情報提供のため、電話・メール・FAX・資料送付の際に利用します。
(2)当社サービスレベルの維持・向上のため、マーケティング調査・分析に利用します。
2社員採用に関する個人情報当社社員採用業務のため利用します。
3人事労務管理に関する個人情報社員の人事・労務管理、ならびに社員の福利厚生の充実のため利用します。

B. 取扱いを委託された個人情報の利用目的

 弊社が取扱いを委託されている個人情報の利用目的は次のとおりです。

No.個人情報の類型利用目的
1データ移行業務委託元からの依頼により、システム導入の際のデータ移行作業のため利用します。

2.個人情報の取扱いに関するお問い合わせについて

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ先

 個人情報に関する苦情やご相談、「開示等の求め」につきましては、次の窓口へお問い合わせください。 直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

 株式会社システムエイド 個人情報保護ご相談窓口
 TEL:019-661-6461
 E-Mail:soudan@system-aid.co.jp
 受付時間:10時~17時
 (土・日・祝日、および弊社指定休業日をのぞく)

3.「開示等の求め」に応じる手続きについて

○「開示等の求め」に際して提出すべき書類

 「開示等の求め」を行う場合は、次の[A. 申請書]に所定の事項を全てご記入のうえ、[B. 本人確認のための書類]と同封し、上記、個人情報保護相談窓口に郵送またはE-Mailにてご送付ください。

 本人確認のための書類につきましては有効期限内のもの、または発行より3ヶ月以内のものであり、氏名、住所、生年月日が確認できるものをご提出ください。顔写真付きではない身分証明書は次のうち2種類をご提出ください。

※ 本籍地が記載されている場合は、塗りつぶしてご提出ください。
A. 申請書
 1.個人情報開示申請書(PDF形式:69KB)




B. 本人確認のための書類 (下記のいずれか1つ)
 1.運転免許証(各都道府県公安委員会発行のもの。国際運転免許証は除く。) の写し
 2.学生証の写し
 3.日本国の旅券(パスポート)の写し
 4.健康保険証の写し

○代理人が「開示等の求め」をおこなう際の手続き

 「開示等の求め」をする者が、法定代理人(未成年者又は成年被後見人)もしくは本人により委任された代理人である場合は、[A. 申請書類] [B. 本人確認のための書類]  に加えて、次の書類を同封して下さい。

※ 本籍地が記載されている場合は、塗りつぶしてご提出ください。
法定代理人の場合
 1.戸籍謄本または保険証の写し
 2.法定代理人本人を確認するための書類

委任による代理人の場合
 1.弊社所定の委任状(PDF形式:10KB)
 2.本人が委任状に押印した印章の印鑑証明書(3ヶ月以内有効)

○「開示等の求め」に必要となる手数料及びその徴収方法

 開示対象個人情報の利用目的の通知、又は開示対象個人情報の開示をお求めの場合、1回の申請につき、420円(税込)の手数料をいただきます。
申請書をご郵送の際に、封筒内に420円分の未使用郵便切手を同封して弊社までお送り下さい。

 ※ なお、「開示等の求め」により取得した個人情報は、本人確認及び事務手続きにのみ使用し、それ以外の項目については一切使用いたしません。
ご同意いただける場合のみ各種申請書にご記入をお願いします。

 

株式会社システムエイド 個人情報保護管理者 部長 千葉 徹

 

個人情報に関わる苦情・相談/問い合わせ窓口

 〒020-0011
 岩手県盛岡市三ツ割4丁目2番8号
 株式会社 システムエイド
 個人情報ご相談窓口
 TEL:019-661-6461 (受付時間 10:00~17:00)
 FAX:019-661-6463
 E-Mail : soudan@system-aid.co.jp

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